مقدمة: تحويل التركيز من الإنجاز إلى التأثير

لسنوات، ركز عالم إدارة المشاريع بشكل أساسي على "المثلث الحديدي" - تسليم المشاريع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، ووفقًا للنطاق المحدد. في حين أن هذه العناصر لا تزال حاسمة، إلا أنها تمثل رؤية محدودة للنجاح الحقيقي للمشروع. قد يفشل مشروع تم تسليمه بشكل مثالي في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية في تحقيق قيمة تجارية ذات مغزى. تخيل تنفيذ برنامج تم تنفيذه بشكل لا تشوبه شائبة ولكنه في النهاية لا يحسن مشاركة المستخدم أو حملة تسويقية تلبي المواعيد النهائية ولكنها لا تولد أي عملاء محتملين. تسلط هذه السيناريوهات الضوء على فجوة حرجة: الحاجة إلى قياس نجاح المشروع بما يتجاوز مجرد الإنجاز والتركيز على التأثير الاستراتيجي طويل المدى.

تدعو هذه المقالة إلى تحول في المنظور، داعية إلى اعتماد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الاستراتيجية في إدارة المشاريع. تنتقل مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية إلى ما وراء مقاييس المشروع التقليدية لتقييم مدى مساهمة المشروع في تحقيق أهداف المؤسسة الشاملة. من خلال مواءمة تنفيذ المشروع مع الأهداف الاستراتيجية، يمكن للمؤسسات ضمان أن كل مبادرة تدفع قيمة تجارية ذات مغزى وتساهم في النمو المستدام.

تعريف مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية:

تختلف مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية اختلافًا كبيرًا عن مؤشرات الأداء الرئيسية التقليدية على مستوى المشروع. بينما تتعقب مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع كفاءة التنفيذ (مثل فرق الجدول الزمني، ومؤشر أداء التكلفة)، تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية تأثير المشروع على نتائج الأعمال الأوسع. يمكن أن تشمل هذه النتائج زيادة حصتها في السوق، أو تحسين رضا العملاء، أو تعزيز الكفاءة التشغيلية، أو تحقيق اختراقات في الابتكار.

يكمن المبدأ الأساسي لمؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية في التوافق. إنها بمثابة الرابط الحاسم الذي يربط المشاريع الفردية بخارطة طريق المؤسسة الاستراتيجية. من خلال تحديد وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية، يمكن لمديري المشاريع إثبات كيفية مساهمة عملهم بشكل مباشر في تحقيق أهداف العمل الشاملة. يعزز هذا التوافق الشعور بالهدف ويضمن تخصيص الموارد للمبادرات التي تحقق أكبر عائد على الاستثمار.

تختلف أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على الصناعة وأهداف المؤسسة المحددة. قد يتتبع مشروع التسويق عدد العملاء المحتملين المؤهلين، وقد يقيس مشروع خدمة العملاء معدل انخفاض عدد العملاء، وقد يقيم مشروع تطوير المنتج حصة السوق التي تم الاستحواذ عليها من خلال إطلاق منتج جديد. في القطاع غير الربحي، قد يقيس مؤشر الأداء الرئيسي الاستراتيجي عدد الأشخاص الذين يخدمهم برنامج مجتمعي جديد.

تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية:

يتطلب تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية الفعالة اتباع نهج منظم. يجب أن تبدأ العملية بفهم واضح للنتائج المرجوة. ما هي التغييرات المحددة المتوقعة نتيجة للمشروع؟ يمكن أن يكون استخدام أطر عمل مثل الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) مفيدًا في تحديد هذه النتائج المرجوة وربطها بنتائج قابلة للقياس.

بمجرد تحديد النتائج المرجوة، توفر معايير SMART إطارًا قيمًا لتطوير مؤشرات أداء رئيسية محددة:

• محددة: يجب أن يحدد مؤشر الأداء الرئيسي بوضوح ما يتم قياسه، دون ترك مجال للغموض.
• قابلة للقياس: يجب أن يكون مؤشر الأداء الرئيسي قابلًا للقياس الكمي، مما يسمح بتتبع التقدم المحرز بشكل موضوعي.
• قابلة للتحقيق: يجب أن يكون مؤشر الأداء الرئيسي واقعيًا وقابلًا للتحقيق ضمن القيود المحددة.
• ذات صلة: يجب أن يرتبط مؤشر الأداء الرئيسي ارتباطًا مباشرًا بأهداف المشروع والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
• محددة زمنيًا: يجب أن يكون لمؤشر الأداء الرئيسي إطار زمني محدد للقياس والتقييم.

يُعد التعاون أمرًا بالغ الأهمية طوال عملية تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية. يضمن إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين من مختلف الإدارات أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية المختارة ذات صلة، وتعكس وجهات نظر متنوعة، وتحصل على موافقة في جميع أنحاء المؤسسة. يعزز هذا النهج التعاوني فهمًا مشتركًا لأهداف المشروع ويعزز المساءلة.

تنفيذ ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية

يتطلب التنفيذ الفعال آليات قوية لجمع البيانات وتحليلها. يمكن أن تسهل برامج إدارة المشاريع ولوحات معلومات ذكاء الأعمال وأدوات التحليلات المتخصصة عملية جمع بيانات مؤشرات الأداء الرئيسية وتتبعها وتصورها. يعتمد اختيار الأدوات المناسبة على مدى تعقيد المشروع ومتطلبات البيانات المحددة.

يُعد إعداد التقارير والتواصل المنتظم أمرًا ضروريًا للحفاظ على الشفافية وضمان بقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بتقدم المشروع وتأثيره. يجب أن تعرض التقارير بوضوح أداء مؤشر الأداء الرئيسي مقابل الأهداف، مع تسليط الضوء على النجاحات والتحديات وأي تعديلات ضرورية. يجب أن يتم تخصيص وتيرة إعداد التقارير وفقًا للاحتياجات المحددة للمشروع وأصحاب المصلحة.

مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية ليست ثابتة؛ يجب مراجعتها وتعديلها حسب الحاجة طوال دورة حياة المشروع. توفر المراقبة المنتظمة رؤى قيمة لأداء المشروع، مما يسمح بتصحيح المسار والتكيف. إذا لم يكن مؤشر الأداء الرئيسي يعمل كما هو متوقع، فقد يشير ذلك إلى الحاجة إلى مراجعة خطة المشروع أو إعادة تخصيص الموارد أو حتى إعادة النظر في الأهداف الاستراتيجية الأساسية. يضمن هذا النهج التكراري أن تظل المشاريع متوافقة مع احتياجات العمل المتطورة.

الخاتمة:

لا يتم تعريف نجاح المشروع فقط من خلال التسليم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، ولكن من خلال التأثير الواضح على الأهداف الاستراتيجية. من خلال تبني مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية، يمكن لمديري المشاريع الارتقاء بدورهم من المنفذين التكتيكيين إلى المساهمين الاستراتيجيين، مع عرض القيمة الحقيقية لعملهم.

يكمن مستقبل إدارة المشاريع في اعتماد نهج استراتيجي شامل. يشمل ذلك مواءمة المشاريع مع أهداف المؤسسة، والاستفادة من الرؤى المستندة إلى البيانات لتحسين الأداء، والتكيف باستمرار مع احتياجات العمل المتغيرة. من خلال دمج مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية في ممارساتهم، يمكن لمديري المشاريع ضمان أن تقدم مشاريعهم قيمة دائمة وتساهم في النجاح طويل المدى لمؤسساتهم. ستعمل التقنيات الناشئة مثل التحليلات التنبؤية وأدوات إدارة المشاريع التي تعمل بالذكاء الاصطناعي على تعزيز القدرة على تتبع الأداء وتحليله وتحسينه مقابل الأهداف الاستراتيجية بشكل أكبر.

دعوة للعمل

ابدأ بتحديد الأهداف الاستراتيجية الرئيسية لمشروعك التالي. تعاون مع أصحاب المصلحة لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الذكية التي تقيس التقدم نحو تحقيق هذه الأهداف. نفذ آليات قوية لجمع البيانات وإعداد التقارير، وراجع أداء مؤشر الأداء الرئيسي بانتظام لتحديد مجالات التحسين. من خلال تبني نهج استراتيجي لقياس مؤشر الأداء الرئيسي، يمكنك إطلاق العنان للإمكانات الكاملة لمشاريعك وتحقيق تأثير تجاري ذي مغزى.

لاحتراف إدارة المشاريع ولتعزيز فهمك، اشترك معنا في الدبلومة المهنية لإدارة المشاريع الاحترافية PMP  والتي تبدأ يوم 10 ديسمبر القادم ان شاء الله من هذا الرابط من هنا

أو تواصل معنا من خلال رقم الجوال التالي : 0541323774 

او من خلال الواتساب من هنا : https://wa.me/966541323774